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SoftEd Blog – Aktuelle Fach­beiträge rund um die IT

· · Thema: Exchange, Office

Private Nachrichten und gemeinsame genutzte Postfächer

Bei der Versendung einer E-Mail kann man u.a. über die Eigenschaften der Nachricht ein Vertraulichkeits-Level (normal, privat, vertraulich, persönlich) festlegen. Dies führt im ersten Schritt dazu, dass die Nachricht im Postfach des Empfängers mit einem entsprechenden Kennzeichen versehen wird.

Kompliziert wird es, wenn man zentrale Postfächer (z.B. Presse) nutzt und diese unter Outlook als zusätzliche Postfächer einbindet. Dann es gibt in Outlook die Restriktion, dass private (und auch persönliche/vertrauliche) Nachrichten in zusätzlich eingebundenen Postfächern nicht angezeigt werden! Dies gilt auch bei vollständigen Rechten auf das Postfach und kann bei Mailordnern nicht deaktiviert werden.

Erschwerend kommt hinzu, dass das Vertraulichkeitslevel vom Absender der Nachricht festgelegt wird und durch den Empfänger in keiner Art und Weise geändert werden kann.

Welche Probleme können sich daraus ergeben:

  • Werden an das zentrale Postfach Nachrichten geschickt, werden diese nicht angezeigt. Der Benutzer sieht im Posteingang das Kennzeichen, dass x ungelesene Nachrichten vorhanden sind, findet aber keine (große Verwirrung, Anrufe bei Hotline)
  • Verschiebt ein Benutzer entsprechende Nachrichten aus seinen persönlichen Postfach in das zentrale Postfach, verschwinden diese für ihn im Nirwana.
  • Versucht ein Benutzer einen Ordner im zentralen Postfach zu löschen oder an eine andere Stelle zu verschieben, schlägt dies unter Umständen wegen privater Nachrichten in diesem Ordner fehl.
  • Wenn man eine private Nachricht weiterleitet, bleibt das Kennzeichen erhalten und kann auch nicht geändert werden. Man kann damit also die Probleme vervielfältigen.

Leider gibt es für dieses Problem keine Lösung, da ja der Absender das Kriterium festgelegt und keine nachträgliche Änderung möglich ist.

Es gibt nur Umgehungen für das Problem:

  • Zugriff per Outlook Web Access auf das zentrale Postfach zur dedizierten Bearbeitung von privaten Nachrichten
  • Einrichtung eines zweiten Outlook-Profils zum direkten Zugriff auf das zentrale Postfach

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