KI ist l\u00e4ngst im Berufsalltag angekommen. Viele Mitarbeitende nutzen ChatGPT, Claude oder Copilot t\u00e4glich, um schneller Informationen zu finden, Texte zu erstellen oder um eigenst\u00e4ndig Prozesse zu automatisieren \u2013 allerdings h\u00e4ufig ohne Wissen der IT-Abteilung. Was immense Risiken f\u00fcr Datenschutz und Compliance birgt.<\/p>\n
Mit Microsoft Copilot haben Unternehmen die M\u00f6glichkeit, Innovation und Sicherheit zu verbinden. Microsoft 365 bringt leistungsstarke Werkzeuge mit, um KI im Unternehmen sicher zu steuern und produktiv zu nutzen. Sie m\u00f6chten mehr dar\u00fcber erfahren, welche Regeln und Prozesse die KI-Governance braucht oder wie Sie das Potenzial von Copilot voll aussch\u00f6pfen k\u00f6nnen?\u00a0<\/p>\n
Das Wichtigste im \u00dcberblick<\/b><\/p>\n Microsoft Copilot ist in Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams bereits integriert. Um Inhalte zu erstellen, Informationen zusammenzufassen, Aufgaben zu automatisieren und Mitarbeitende im Arbeitsalltag zu unterst\u00fctzen, greift die KI auf Unternehmensdaten in Microsoft 365 zu.<\/p>\n In vielen Unternehmen etabliert sich KI unkontrolliert von unten nach oben: Marketing erstellt beispielsweise Kampagnentexte mit ChatGPT, HR setzt bei der Bewerberkommunikation auf Claude und Fachabteilungen haben noch mal ganz andere KI-Assistenten f\u00fcr die Analyse von Dokumenten und Co. Oft ohne zentrale Freigabe oder Leitplanken.<\/p>\n Wenn Mitarbeitende au\u00dferhalb der offiziellen IT-Governance KI einsetzen, spricht man von \u201cShadow AI\u201d. Riskant ist dabei, dass vertrauliche Informationen in externe Systeme hochgeladen werden, deren Sicherheitsniveau, Speicherort oder Datenschutzstandards nicht ausreichend bekannt sind. Unternehmen sehen sich dann schnell mit Compliance-Verst\u00f6\u00dfen oder unerw\u00fcnschten Datenabfl\u00fcssen konfrontiert.<\/p>\n Microsoft Defender for Cloud Apps hilft dabei, die tats\u00e4chliche KI-Nutzung sichtbar zu machen. Die L\u00f6sung analysiert, welche KI-Anwendungen im Unternehmen verwendet werden, wie viele Mitarbeitende darauf zugreifen und welche Datenmengen \u00fcbertragen werden. Zus\u00e4tzlich bewertet Microsoft die Anwendungen anhand eines Sicherheits- und Compliance-Scores.<\/p>\n Mit Microsoft Defender for Cloud Apps machen Unternehmen einen entscheidenden ersten Schritt: Zun\u00e4chst geht es im Audit-Modus um Transparenz. Bevor sie Einschr\u00e4nkungen einf\u00fchren, k\u00f6nnen Verantwortliche im Hintergrund analysieren, welche Tools genutzt werden und wo potenzielle Risiken bestehen. Anschlie\u00dfend lassen sich Anwendungen mit niedrigen Sicherheitsbewertungen gezielt blockieren oder einschr\u00e4nken \u2013 unabh\u00e4ngig davon, ob der Zugriff \u00fcber Browser, mobile Ger\u00e4te oder aus dem Homeoffice erfolgt.<\/p>\n Wer Microsoft 365 Copilot im Unternehmen einsetzen m\u00f6chte, ben\u00f6tigt unbedingt organisatorische Vorgaben wie Richtlinien und Nutzungsvereinbarungen. Allerdings wirkt eine KI-Policy nur begrenzt, solange sie nicht durch technische Kontrollmechanismen erg\u00e4nzt wird. Erst durch diese Kombination lassen sich sensible Daten zuverl\u00e4ssig sch\u00fctzen.\u00a0\u00a0<\/p>\n Eine wichtige Rolle \u00fcbernimmt dabei Microsoft Purview. Die Plattform erm\u00f6glicht die Klassifizierung von Informationen mithilfe von Sensitivity Labels. Dokumente k\u00f6nnen beispielsweise als \u201eIntern\u201c oder \u201eVertraulich\u201c gekennzeichnet werden.\u00a0<\/p>\n Erg\u00e4nzend sorgen Data-Loss-Prevention-Richtlinien (DLP) daf\u00fcr, dass definierte Informationen das Unternehmen nicht unkontrolliert verlassen. Hierf\u00fcr blockiert Microsoft Purview DLP den KI-Upload komplett oder protokolliert den Vorgang im Audit-Log und gibt dem Nutzenden einen Warnhinweis.<\/p>\n Ein typisches Szenario aus der Praxis: Ein Mitarbeiter m\u00f6chte ein als \u201cvertraulich\u201d gelabeltes Angebot in ChatGPT hochladen, um Formulierungen zu optimieren. Ist eine DLP-Richtlinie entsprechend konfiguriert und aktiv, erkennt sie den Vorgang und kann den Upload blockieren oder eine Begr\u00fcndung verlangen. So beh\u00e4lt Ihr Unternehmen oder Ihre Beh\u00f6rde die Kontrolle \u00fcber sensible Informationen.\u00a0\u00a0<\/p>\n Wer Microsoft 365 KI im Unternehmen einsetzen m\u00f6chte, darf keinesfalls Endpoint-DLP vergessen. Immer \u00f6fter greifen Mitarbeitende von unterschiedlichen Standorten und externen Ger\u00e4ten auf das Unternehmensnetzwerk zu. Endpoint DLP sch\u00fctzt Daten auch im Homeoffice, unterwegs oder auf mobilen Endger\u00e4ten.<\/p>\n https:\/\/www.youtube.com\/watch?v=Teu-1CalXV4<\/p>\n Wer Microsoft 365 Copilot im Unternehmen einsetzen m\u00f6chte, ben\u00f6tigt unbedingt organisatorische Vorgaben wie Richtlinien und Nutzungsvereinbarungen. Allerdings wirkt eine KI-Policy nur begrenzt, solange sie nicht durch technische Kontrollmechanismen erg\u00e4nzt wird. Erst durch diese Kombination lassen sich sensible Daten zuverl\u00e4ssig sch\u00fctzen.\u00a0\u00a0<\/p>\n Eine wichtige Rolle \u00fcbernimmt dabei Microsoft Purview. Die Plattform erm\u00f6glicht die Klassifizierung von Informationen mithilfe von Sensitivity Labels. Dokumente k\u00f6nnen beispielsweise als \u201eIntern\u201c oder \u201eVertraulich\u201c gekennzeichnet werden.\u00a0<\/p>\n Erg\u00e4nzend sorgen Data-Loss-Prevention-Richtlinien (DLP) daf\u00fcr, dass definierte Informationen das Unternehmen nicht unkontrolliert verlassen. Hierf\u00fcr blockiert Microsoft Purview DLP den KI-Upload komplett oder protokolliert den Vorgang im Audit-Log und gibt dem Nutzenden einen Warnhinweis.<\/p>\n Ein typisches Szenario aus der Praxis: Ein Mitarbeiter m\u00f6chte ein als \u201cvertraulich\u201d gelabeltes Angebot in ChatGPT hochladen, um Formulierungen zu optimieren. Ist eine DLP-Richtlinie entsprechend konfiguriert und aktiv, erkennt sie den Vorgang und kann den Upload blockieren oder eine Begr\u00fcndung verlangen. So beh\u00e4lt Ihr Unternehmen oder Ihre Beh\u00f6rde die Kontrolle \u00fcber sensible Informationen.\u00a0\u00a0<\/p>\n Wer Microsoft 365 KI im Unternehmen einsetzen m\u00f6chte, darf keinesfalls Endpoint-DLP vergessen. Immer \u00f6fter greifen Mitarbeitende von unterschiedlichen Standorten und externen Ger\u00e4ten auf das Unternehmensnetzwerk zu. Endpoint DLP sch\u00fctzt Daten auch im Homeoffice, unterwegs oder auf mobilen Endger\u00e4ten.<\/p>\n Sicherheit ist das eine gro\u00dfe Thema. Wer erfolgreich KI einsetzen m\u00f6chte, muss aber auch die Qualit\u00e4t der Datenbasis ber\u00fccksichtigen. Denn Copilot ist immer so gut wie die Daten, auf die die Microsoft 365 KI zugreifen kann.<\/p>\n Microsoft Copilot arbeitet besonders effektiv mit Daten, die innerhalb von Microsoft 365 verf\u00fcgbar sind. SharePoint Online ist f\u00fcr die KI nativ erreichbar. Klassische Fileserver hingegen sind f\u00fcr Copilot quasi unsichtbar und bieten deshalb kaum M\u00f6glichkeiten f\u00fcr intelligente Auswertungen und Automatisierungen.<\/p>\n In vielen Unternehmen gibt es historisch gewachsene Ordnerhierarchien mit zahlreichen Unterordnern und uneinheitlichen Ablagesystemen. Schon f\u00fcr Menschen sind solche Strukturen oft schwer nachvollziehbar. F\u00fcr KI-Systeme und Agenten sind sie noch problematischer,\u00a0 weil wichtige Informationen in der Ordnerlogik verborgen sind und nicht als strukturierte Daten vorliegen.\u00a0<\/p>\n Je tiefer und individueller eine Hierarchie aufgebaut ist, desto schwieriger wird es f\u00fcr die KI, Zusammenh\u00e4nge zwischen Dokumenten zu erkennen oder relevante Inhalte zuverl\u00e4ssig zu identifizieren. Moderne Informationsarchitekturen setzen deshalb auf Metadaten statt auf komplexe Ordnerstrukturen. Durch die Verschlagwortung von Dokumenten nach Kriterien wie Kunde, Projekt, Abteilung oder Dokumenttyp erhalten KI-Anwendungen einen klaren Kontext und liefern pr\u00e4zise Ergebnisse.\u00a0<\/p>\n Der SharePoint Knowledge Agent unterst\u00fctzt Unternehmen dabei, Dokumente automatisiert zu analysieren und mit relevanten Metadaten zu bef\u00fcllen. Damit schafft er die Grundlage f\u00fcr leistungsf\u00e4hige Copilot-Anwendungen: Informationen werden besser auffindbar und Zusammenh\u00e4nge lassen sich leichter erkennen.<\/p>\n F\u00fcr viele Unternehmen beginnt die Copilot-Einf\u00fchrung mit der Beschaffung von Lizenzen \u2013 und ger\u00e4t dann oft schnell ins Stocken. Bevor Sie Microsoft 365 KI tats\u00e4chlich produktiv einsetzen k\u00f6nnen, sollten Sie folgende Fragen mit \u201cJa\u201d beantworten k\u00f6nnen:<\/p>\n Die Einf\u00fchrung von KI ist kein reines Technologieprojekt. Ebenso spielen Governance, Datenschutz, Informationsarchitektur und die Qualifizierung der Mitarbeitenden eine entscheidende Rolle. Unternehmen, die KI ohne klare Strategie und Leitplanken nach dem Trial-and-Error-Prinzip einf\u00fchren, riskieren Insell\u00f6sungen, Sicherheitsl\u00fccken und ineffiziente Prozesse.\u00a0<\/p>\n SoftEd begleitet Unternehmen und Beh\u00f6rden bei der Einf\u00fchrung von Microsoft 365 Copilot von der Analyse der Ausgangssituation bis zur Entwicklung einer nachhaltigen Governance-Strategie. Ein sinnvoller Einstieg ist der kostenlose KI-Quick-Check<\/a>. Er gibt Ihnen eine klare Standortbestimmung: Wo steht Ihr Unternehmen beim Thema KI-Governance und Microsoft 365 aktuell?\u00a0<\/p>\n Kontaktieren Sie uns au\u00dferdem f\u00fcr praxisnahe Workshops und Schulungen oder wenn Sie eine passgenaue KI-Roadmap entwickeln m\u00f6chten!<\/p>\n\n
Welche KI wird in Microsoft 365 eingesetzt?<\/h2>\n
Das Shadow-AI-Problem: Wenn Mitarbeitende KI auf eigene Faust nutzen\u200b<\/h2>\n
Mit Microsoft Defender KI-Anwendungen sichtbar machen<\/h3>\n
KI Governance im Unternehmen: Sicherheit braucht technische Leitplanken<\/h2>\n
Purview als zentrale Governance-Strategie f\u00fcr Microsoft 365 KI<\/h3>\n
Unverzichtbar: Endpoint-DLP f\u00fcr Remote-Arbeitspl\u00e4tze<\/h3>\n
KI Governance im Unternehmen: Sicherheit braucht technische Leitplanken<\/h2>\n
Purview als zentrale Governance-Strategie f\u00fcr Microsoft 365 KI<\/h3>\n
Unverzichtbar: Endpoint-DLP f\u00fcr Remote-Arbeitspl\u00e4tze<\/h3>\n
Microsoft 365 KI produktiv nutzen: Copilot braucht gute Daten<\/h2>\n
Metadaten statt klassischer Ordnerstrukturen<\/h3>\n
Sauber strukturierte Dokumentenbibliotheken dank SharePoint Knowledge Agent<\/h3>\n
Checkliste<\/h4>\n
Ist Ihr Unternehmen bereit f\u00fcr Microsoft 365 KI?
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Microsoft 365 KI mit SoftEd strukturiert einf\u00fchren<\/h2>\n