Aktuell arbeitet die Mehrzahl unserer Kollegen im Home-Office. Und so geht es jetzt vielen Unternehmen. Kommunikation ist da alles!
Teams ist das Schweizer Taschenmesser für Homeoffice & Zusammenarbeit mit unzähligen Möglichkeiten und Features, die weit über den klassischen Videochat hinausgehen. Denn zum einen will Microsoft Skype for Business Online ablösen. Zum anderen geht es darum eine Collaboration-Hubs für Zusammenarbeit in Projekt-Teams zu schaffen.
Alles easy? Das nicht, denn es gibt so einiges bei Datenhaltung, Compliance, Sicherheit zu beachten. Wir fragen nach bei Henrik und Clemens, unserem Team für Teams bei SoftEd, was man gleich zu Beginn besonders im Blick behalten sollte.
Was ist die größte Herausforderung bei der Einführung von Microsoft Teams?
Es ist wie bei jeder neuen Software und jedem Framework: Es steht und fällt alles mit dem richtigen Business Case. Teams ist sicherlich kein Allheilmittel für jede Art von Zusammenarbeit. Aber richtig angewendet, kann es sein Potenzial besonders hinsichtlich ortsunabhängiger Kommunikation, Videokonferenzen oder auch dem gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten und Inhalten entfalten.
Aber auch, wenn die Vorteile teilweise klar auf der Hand liegen: ich muss meine Mitarbeiter mitnehmen. Sie müssen überzeugt davon sein, dass Microsoft Teams als Tool sie bei ihrer Aufgabe unterstützt. Teams ist kein Selbstzweck aber ein wichtiger Baustein auf dem Weg zum Arbeitsplatz der Zukunft.
Welche Vorbereitungen muss die Organisation schaffen?
Wie immer ist das Tool „nur“ Mittel zum Zweck. Das Unternehmen muss daher ganz klar formulieren, wie es Teams einsetzen möchte. Eine Guideline muss definiert werden, die vorgibt wie im Unternehmen ein TEAM oder ein KANAL zu verwenden ist. Lassen sich schon Standards erkennen oder wird alles offen und dynamisch gestaltet? Hier gibt es verschiedenste Möglichkeiten. Die Herausforderung ist, das RICHTIGE für die Organisation zu finden. Stellen Sie sich also bewusst die Frage: Was passt zu mir und meinen Prinzipien im Unternehmen?
Was gilt es aus Admin-Sicht zu beachten?
Wichtig ist natürlich, die Grenzen richtig zu setzen, was die externe Kommunikation zu Kunden oder Lieferanten betrifft. Es empfiehlt sich auch immer einen Styleguide und genaue Nutzerregeln zu formulieren: Wie sollen die Oberflächen aussehen? Wer hat welche Zugriffsrechte? Wer darf Teams anlegen? Wie werden Dokumente geschützt?
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