Ein Interview mit Dipl.-Inform. Matthias Dähn, Managing Consultant, bei Softed seit 1996.
Change-Management ist ein Thema, welche uns bei unseren Kunden immer wieder begegnet. Auf die IT-Abteilungen kommen viele Veränderungen bei der Einführung neuer Technologien und Software zu. Parallel dazu fordert die Geschäftsführung einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts. Doch was gilt es zu beachten?
Change-Management ist ein großes Wort für Organisationen und oftmals ungeliebt. Was heißt Change-Management in der IT?
Auf der einen Seite steht der alte Spruch „Never Change a running System“, also die Angst vor Veränderung. Auf der anderen Seite werden sehr oft IT-Services durch unbedachte und vorschnelle Änderungen (z.B. das einfache Einspielen von Updates und Firmware-Upgrades) nachhaltig gestört, weil man glaubte, alle Auswirkungen abschätzen zu können. Es geht also um das sinnvolle Steuern von Veränderungen.
Leider wird Change Management oft als ein großer Prozess mit schönen und umfangreichen Formularen betrachtet. Das ist aber nicht. Es lässt sich auf die Aussage „Umsetzung von lohnenden Changes bei minimaler Unterbrechungen“ runterrechnen. Es muss zuerst abgeschätzt werden, ob sich ein Change „lohnt“ (Welches Ziel hat der Change? Wie ist das Verhältnis Aufwand/Nutzen? Werden die Risiken beherrscht?).
Wenn die Entscheidung getroffen wird, dass sich der Change lohnt, d.h. die Freigabe erfolgen kann, dann muss er ordentlich geplant, getestet, implementiert und geprüft werden – immer mit möglichst wenig Unterbrechung des produktiven Betriebs. Der Anwender soll möglichst wenig vom Prozess und der Umsetzung merken. Falls etwas schief gehen sollte, muss der Rollback vor Beginn des Changes ordentlich geplant werden, damit im Notfall der vorherige Ist-Zustand wieder hergestellt werden kann.
Wann ist IT-Change-Management für ein Unternehmen sinnvoll?
IT-Change-Management ist für jedes Unternehmen sinnvoll! Es gibt dafür Prinzipien der Entscheidung, z.B.: Welche Änderungen sind sinnvoll und welche nicht? Welche ordentliche Implementierung nehmen wir vor? Diese Grundfragen sollte man allerdings beim täglichen Betrieb einer jeden IT anwenden. Gleichermaßen sind sie auf das Change-Management übertragbar. Egal ob mit 2 IT-Mitarbeitern und 100 Anwendern oder in weltweiten Konzernen, an Change-Management kommt heute keiner vorbei. Entscheidend ist immer die Frage, wieweit ich die Prozessdefinition etc. betreibe.
Was ist der Unterschiede zwischen Projekt- und Change-Management?
Da gibt es sehr viele Parallelen. Projekte sind einmalige, größere Veränderungen. Im Change-Management dagegen werden u.U. sehr viele kleine wie auch größere Veränderungen umgesetzt. In gewissem Maße ist ein Change auch immer ein kleines Projekt. Deswegen kann und sollte man auch die gleichen Prinzipien und Prozessabläufe wie Phasenplanung, Aufgabenpakete etc. anwenden. Es ist grundsätzlich immer von Vorteil, beim Aufsetzen von Change-Management einige Erfahrungen im Projektmanagement zu haben.
Worauf ist beim Change-Management besonders zu achten?
Bei vielen Kunden steht immer wieder zuerst die Frage: „Dafür gibt es doch bestimmt ein Tool und alles ist schick?“ oder „Sie haben doch sicher dafür ein paar Formulare und eine Excel-Tabelle?“ Damit ist aber leider nicht getan. Vielmehr muss man sich zuerst sehr viele Gedanken über den Prozessablauf, Kriterien für Change-Kategorisierung, die Zuständigkeit der Freigabe verschiedener Change-Kategorien, die einzelnen Phasen bei der Umsetzung, der einzelnen Schritte in den Phasen und die notwendigen Ergebnisse, Schnittstellen zu anderen Prozessen (und Tools) und ganz zum Schluss über die Toolunterstützung machen.
Was man bei Change- wie beim Projektmanagement nie vergessen darf, ist die Motivation aller Beteiligten. Eine tatkräftige Unterstützung bei der Einführung von Change-Management ist unabdingbar. Dazu gehört gleichermaßen die Unterstützung des Managements. Dieser Zusicherung sollte man sich im Vorfeld gewiss sein.
Was können wir für den Kunden leisten?
Wir unterstützen sowohl bei den theoretischen Grundlagen zum Change- und IT-Servicemanagement in Form von ITIL-Trainings, aber auch bei der praktischen Umsetzung. Dies beginnt bei der grundsätzlichen Vorstellung und Einführung von IT-Servicemanagement nach ITIL im Unternehmen, über die Identifizierung der notwendigen Prozesse bis hin zur Begleitung der Einführung einzelner Prozesse.
