KI ist längst im Berufsalltag angekommen. Viele Mitarbeitende nutzen ChatGPT, Claude oder Copilot täglich, um schneller Informationen zu finden, Texte zu erstellen oder um eigenständig Prozesse zu automatisieren – allerdings häufig ohne Wissen der IT-Abteilung. Was immense Risiken für Datenschutz und Compliance birgt.
Mit Microsoft Copilot haben Unternehmen die Möglichkeit, Innovation und Sicherheit zu verbinden. Microsoft 365 bringt leistungsstarke Werkzeuge mit, um KI im Unternehmen sicher zu steuern und produktiv zu nutzen. Sie möchten mehr darüber erfahren, welche Regeln und Prozesse die KI-Governance braucht oder wie Sie das Potenzial von Copilot voll ausschöpfen können?
Das Wichtigste im Überblick
- In vielen Unternehmen verwenden Mitarbeitende aktuell KI-Tools ohne Freigabe oder Kontrolle.
- Microsoft Defender for Cloud Apps sorgt für Transparenz bei KI-Anwendungen und Datenflüssen.
- Microsoft Purview unterstützt eine wirksame KI-Governance im Unternehmen durch Sensitivity Labels und DLP-Richtlinien.
- Wer Copilot wirklich produktiv nutzen will, benötigt sauber strukturierte Daten in SharePoint.
Welche KI wird in Microsoft 365 eingesetzt?
Microsoft Copilot ist in Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams bereits integriert. Um Inhalte zu erstellen, Informationen zusammenzufassen, Aufgaben zu automatisieren und Mitarbeitende im Arbeitsalltag zu unterstützen, greift die KI auf Unternehmensdaten in Microsoft 365 zu.
Das Shadow-AI-Problem: Wenn Mitarbeitende KI auf eigene Faust nutzen
In vielen Unternehmen etabliert sich KI unkontrolliert von unten nach oben: Marketing erstellt beispielsweise Kampagnentexte mit ChatGPT, HR setzt bei der Bewerberkommunikation auf Claude und Fachabteilungen haben noch mal ganz andere KI-Assistenten für die Analyse von Dokumenten und Co. Oft ohne zentrale Freigabe oder Leitplanken.
Wenn Mitarbeitende außerhalb der offiziellen IT-Governance KI einsetzen, spricht man von “Shadow AI”. Riskant ist dabei, dass vertrauliche Informationen in externe Systeme hochgeladen werden, deren Sicherheitsniveau, Speicherort oder Datenschutzstandards nicht ausreichend bekannt sind. Unternehmen sehen sich dann schnell mit Compliance-Verstößen oder unerwünschten Datenabflüssen konfrontiert.
Mit Microsoft Defender KI-Anwendungen sichtbar machen
Microsoft Defender for Cloud Apps hilft dabei, die tatsächliche KI-Nutzung sichtbar zu machen. Die Lösung analysiert, welche KI-Anwendungen im Unternehmen verwendet werden, wie viele Mitarbeitende darauf zugreifen und welche Datenmengen übertragen werden. Zusätzlich bewertet Microsoft die Anwendungen anhand eines Sicherheits- und Compliance-Scores.
Mit Microsoft Defender for Cloud Apps machen Unternehmen einen entscheidenden ersten Schritt: Zunächst geht es im Audit-Modus um Transparenz. Bevor sie Einschränkungen einführen, können Verantwortliche im Hintergrund analysieren, welche Tools genutzt werden und wo potenzielle Risiken bestehen. Anschließend lassen sich Anwendungen mit niedrigen Sicherheitsbewertungen gezielt blockieren oder einschränken – unabhängig davon, ob der Zugriff über Browser, mobile Geräte oder aus dem Homeoffice erfolgt.
KI Governance im Unternehmen: Sicherheit braucht technische Leitplanken
Wer Microsoft 365 Copilot im Unternehmen einsetzen möchte, benötigt unbedingt organisatorische Vorgaben wie Richtlinien und Nutzungsvereinbarungen. Allerdings wirkt eine KI-Policy nur begrenzt, solange sie nicht durch technische Kontrollmechanismen ergänzt wird. Erst durch diese Kombination lassen sich sensible Daten zuverlässig schützen.
Purview als zentrale Governance-Strategie für Microsoft 365 KI
Eine wichtige Rolle übernimmt dabei Microsoft Purview. Die Plattform ermöglicht die Klassifizierung von Informationen mithilfe von Sensitivity Labels. Dokumente können beispielsweise als „Intern“ oder „Vertraulich“ gekennzeichnet werden.
Ergänzend sorgen Data-Loss-Prevention-Richtlinien (DLP) dafür, dass definierte Informationen das Unternehmen nicht unkontrolliert verlassen. Hierfür blockiert Microsoft Purview DLP den KI-Upload komplett oder protokolliert den Vorgang im Audit-Log und gibt dem Nutzenden einen Warnhinweis.
Ein typisches Szenario aus der Praxis: Ein Mitarbeiter möchte ein als “vertraulich” gelabeltes Angebot in ChatGPT hochladen, um Formulierungen zu optimieren. Ist eine DLP-Richtlinie entsprechend konfiguriert und aktiv, erkennt sie den Vorgang und kann den Upload blockieren oder eine Begründung verlangen. So behält Ihr Unternehmen oder Ihre Behörde die Kontrolle über sensible Informationen.
Unverzichtbar: Endpoint-DLP für Remote-Arbeitsplätze
Wer Microsoft 365 KI im Unternehmen einsetzen möchte, darf keinesfalls Endpoint-DLP vergessen. Immer öfter greifen Mitarbeitende von unterschiedlichen Standorten und externen Geräten auf das Unternehmensnetzwerk zu. Endpoint DLP schützt Daten auch im Homeoffice, unterwegs oder auf mobilen Endgeräten.
https://www.youtube.com/watch?v=Teu-1CalXV4
KI Governance im Unternehmen: Sicherheit braucht technische Leitplanken
Wer Microsoft 365 Copilot im Unternehmen einsetzen möchte, benötigt unbedingt organisatorische Vorgaben wie Richtlinien und Nutzungsvereinbarungen. Allerdings wirkt eine KI-Policy nur begrenzt, solange sie nicht durch technische Kontrollmechanismen ergänzt wird. Erst durch diese Kombination lassen sich sensible Daten zuverlässig schützen.
Purview als zentrale Governance-Strategie für Microsoft 365 KI
Eine wichtige Rolle übernimmt dabei Microsoft Purview. Die Plattform ermöglicht die Klassifizierung von Informationen mithilfe von Sensitivity Labels. Dokumente können beispielsweise als „Intern“ oder „Vertraulich“ gekennzeichnet werden.
Ergänzend sorgen Data-Loss-Prevention-Richtlinien (DLP) dafür, dass definierte Informationen das Unternehmen nicht unkontrolliert verlassen. Hierfür blockiert Microsoft Purview DLP den KI-Upload komplett oder protokolliert den Vorgang im Audit-Log und gibt dem Nutzenden einen Warnhinweis.
Ein typisches Szenario aus der Praxis: Ein Mitarbeiter möchte ein als “vertraulich” gelabeltes Angebot in ChatGPT hochladen, um Formulierungen zu optimieren. Ist eine DLP-Richtlinie entsprechend konfiguriert und aktiv, erkennt sie den Vorgang und kann den Upload blockieren oder eine Begründung verlangen. So behält Ihr Unternehmen oder Ihre Behörde die Kontrolle über sensible Informationen.
Unverzichtbar: Endpoint-DLP für Remote-Arbeitsplätze
Wer Microsoft 365 KI im Unternehmen einsetzen möchte, darf keinesfalls Endpoint-DLP vergessen. Immer öfter greifen Mitarbeitende von unterschiedlichen Standorten und externen Geräten auf das Unternehmensnetzwerk zu. Endpoint DLP schützt Daten auch im Homeoffice, unterwegs oder auf mobilen Endgeräten.
Microsoft 365 KI produktiv nutzen: Copilot braucht gute Daten
Sicherheit ist das eine große Thema. Wer erfolgreich KI einsetzen möchte, muss aber auch die Qualität der Datenbasis berücksichtigen. Denn Copilot ist immer so gut wie die Daten, auf die die Microsoft 365 KI zugreifen kann.
Microsoft Copilot arbeitet besonders effektiv mit Daten, die innerhalb von Microsoft 365 verfügbar sind. SharePoint Online ist für die KI nativ erreichbar. Klassische Fileserver hingegen sind für Copilot quasi unsichtbar und bieten deshalb kaum Möglichkeiten für intelligente Auswertungen und Automatisierungen.
Metadaten statt klassischer Ordnerstrukturen
In vielen Unternehmen gibt es historisch gewachsene Ordnerhierarchien mit zahlreichen Unterordnern und uneinheitlichen Ablagesystemen. Schon für Menschen sind solche Strukturen oft schwer nachvollziehbar. Für KI-Systeme und Agenten sind sie noch problematischer, weil wichtige Informationen in der Ordnerlogik verborgen sind und nicht als strukturierte Daten vorliegen.
Je tiefer und individueller eine Hierarchie aufgebaut ist, desto schwieriger wird es für die KI, Zusammenhänge zwischen Dokumenten zu erkennen oder relevante Inhalte zuverlässig zu identifizieren. Moderne Informationsarchitekturen setzen deshalb auf Metadaten statt auf komplexe Ordnerstrukturen. Durch die Verschlagwortung von Dokumenten nach Kriterien wie Kunde, Projekt, Abteilung oder Dokumenttyp erhalten KI-Anwendungen einen klaren Kontext und liefern präzise Ergebnisse.
Sauber strukturierte Dokumentenbibliotheken dank SharePoint Knowledge Agent
Der SharePoint Knowledge Agent unterstützt Unternehmen dabei, Dokumente automatisiert zu analysieren und mit relevanten Metadaten zu befüllen. Damit schafft er die Grundlage für leistungsfähige Copilot-Anwendungen: Informationen werden besser auffindbar und Zusammenhänge lassen sich leichter erkennen.
Checkliste
Ist Ihr Unternehmen bereit für Microsoft 365 KI?
Für viele Unternehmen beginnt die Copilot-Einführung mit der Beschaffung von Lizenzen – und gerät dann oft schnell ins Stocken. Bevor Sie Microsoft 365 KI tatsächlich produktiv einsetzen können, sollten Sie folgende Fragen mit “Ja” beantworten können:
- Wissen Sie, welche KI-Dienste bereits im Unternehmen genutzt werden?
- Sind vertrauliche Informationen durch Sensitivity Labels und DLP geschützt?
- Sind alle Berechtigungen aktuell und nachvollziehbar?
- Liegen relevante Dokumente bereits in SharePoint Online?
- Sind Dokumente sinnvoll strukturiert und mit Metadaten versehen?
- Gibt es eine Pilotgruppe mit klaren Erfolgskriterien, deren Erfahrungen später in den unternehmensweiten Rollout einfließen können?
Microsoft 365 KI mit SoftEd strukturiert einführen
Die Einführung von KI ist kein reines Technologieprojekt. Ebenso spielen Governance, Datenschutz, Informationsarchitektur und die Qualifizierung der Mitarbeitenden eine entscheidende Rolle. Unternehmen, die KI ohne klare Strategie und Leitplanken nach dem Trial-and-Error-Prinzip einführen, riskieren Insellösungen, Sicherheitslücken und ineffiziente Prozesse.
SoftEd begleitet Unternehmen und Behörden bei der Einführung von Microsoft 365 Copilot von der Analyse der Ausgangssituation bis zur Entwicklung einer nachhaltigen Governance-Strategie. Ein sinnvoller Einstieg ist der kostenlose KI-Quick-Check. Er gibt Ihnen eine klare Standortbestimmung: Wo steht Ihr Unternehmen beim Thema KI-Governance und Microsoft 365 aktuell?
Kontaktieren Sie uns außerdem für praxisnahe Workshops und Schulungen oder wenn Sie eine passgenaue KI-Roadmap entwickeln möchten!